Nacházíte se zde:   ISM > Obecné > > Základní pojmy
  |  Přihlásit se

 

   Minimalizovat

Základní pojmy

Agenda

Minimalizovat

Agenda je definovaná kombinací Typu agendy a Subjektu. V informačním systému se agenda otevírá v novém okně. Identifikace agendy je na úvodní stránce, záhlaví okna a uzavíratelném bloku hlavní nabídky (např. Vydané faktury, Adresář...).

Subjekt je zobrazen v pravém uzavíratelném bloku (např. HobbyCentrum). Pravý uzavíratelný blok s nabídkou subjektů se zobrazuje pouze pokud informační systém a konkrétní typ agendy pracuje v multisubjektním režimu.

Agenda umožňuje evidovat doklady, zobrazovat jejich seznamy a spravovat nastavení konkrétního typu agendy (např. Číselné řady).

Typy agend jsou rozděleny na:

Základní agenda - mezi základní agendy patří Adresář, Položková základna, Cenový systém, Případy a Publikace. Tyto typy agend jsou nezbytné pro funkci informačního systému.

Obecná agenda - definuje ostatní typy agend v informačním systému (např. Banka, Pokladna, Vydané faktury...). Nabídka typu agend u klienta je dána implementací informačního systému.

Číselná řada

Minimalizovat

Číslování dokladů je definováno v číselných řadách.

K řadě je definován přístup pro uživatele. Přístupové právo zápis umožňuje editaci dokladu. Právo zobrazení určuje přístupnost pro zobrazení.

Duplicita čísla nebo nesouvislost řady se projeví jako chyba číslování. Jednoznačnost identifikace dokladu je vždy zajištěna trojicí (řada, rok, číslo dokladu).

Při pořizování dokladu je volba čísla prováděna prostřednictvím výběru roku řady.

Záznam přístupu obsahuje pro každého uživatele pořadové číslo, které ovlivní pořadí zobrazených řad při výběru během pořizování dokladu.

Výběr roku řady není přímo vázán na období dokladu.

Číselnou řadu dokladu je možné změnit. To umožňuje zpřístupnit doklad jiné skupině uživatelů (přes oprávnění řady). Při změně řady je zachováno původní číslo dokladu.

Číselné řady nabízí funkci Vyčištění, která odebere řady označené jako zrušené, jež nebyly použity pro pořízení dokladu. 

Číselníky

Minimalizovat

Číselník je uspořádaný seznam hodnot obvykle ve formě tabulky nebo nabídky možností. V informačním systému existují dva základní typy číselníků:

1. systémové číselníky: např. typ dokladu (faktura, dobropis...), typ adres (dodací, fakturační...) apod. Systémové číselníky ovlivňují funkčnost a vzhled celého systému. Systémové číselníky jsou vázány na funkci aplikace a nelze je uživatelsky měnit.

2. uživatelské číselníky: např. národnost (česká, německá...), rodinný stav (svobodný/á, rozvedený/á...) apod. Uživatelské číselníky jsou pouze informativní, pro zobrazování. Neovlivňují funkci aplikace.

 

Doklad

Minimalizovat

Doklad je organizovaná jednotka dat - ucelená, uzavřená a prezentuje (obchodní transakci; účetní případ - platební, skladový, pokladní, bankovní, daňový, operativní, mzdový...)
- skládá se z hlavičky a položek
       - hlavička - obsahuje údaje dokladu
       - položky - prezentují obsah dokladu z hlediska ceny, množství. Určují způsob zaúčtování.

Doklad je hlavním záznamem v agendě.

Doklady jsou prvotním zdrojem veškerých informací pro účetní a operativní evidence.

Při vytváření nového dokladu se otevře nový detail podle typu agendy a typu dokladu, který se zrovna zakládá.

Hlavička

Minimalizovat

Hlavička slouží k identifikaci dokladu např. faktury, bankovního výpisu atd. Na konkrétní hlavičku jsou vázané její jednotlivé položky. Hlavička obsahuje hlavičkové údaje např. číslo dokladu, typ dokladu (faktura, bankovní výpis...), datumy a další informace, které se liší v závislosti na typu daného dokladu. Pokud se změní údaje na hlavičce nebo jejích položkách, projeví se tato změna i na podřízených údajích hlavičky jako jsou sumy, obraty a karty vytvořené dokladem nebo jeho položkami. 

Karta (Adresář, Položková základna, Cenový systém)

Minimalizovat

Karty jsou jednotlivé záznamy v základních agendách Adresář, Položková základna a Cenový systém. Každá karta poskytuje informace o konkrétním záznamu. Karta obsahuje položky.

Typy položek se liší podle typu karty (např. karta je záznam v agendě Adresář, kde jsou zobrazeny jednotlivé položky např. adresa, kontakt, identifikační číslo atd.)

Karty Cenového systému definují cenu pro konkrétní kartu Položkové základny ve vztahu ke kartě Adresáře.

Karty zůstatků

Minimalizovat

Do karet zůstatků jsou vždy započítávány pouze přírůstky a úbytky vystavených dokladů. 

Karta zůstatku může vyjadřovat množstevní nebo finanční zůstatek.
 
Množstevní zůstatek vyjadřuje zůstatek na kartě v určité měrné jednotce příslušného produktu.

Finanční zůstatek odpovídá finančnímu ocenění množstevního zůstatku a je uveden v peněžní měně. 

Aktuální stav na kartě zůstatku je zobrazen na záložce Vazby  na detailu dokladu.

Obrat

Minimalizovat

Obrat je vázán na jednotlivou kartu zůstatku. Na kartě jsou k dispozici informace o obratech a pohybech určitého produktu (měny). Obrat vytváří kartu zůstatku nebo z ní čerpá.

Operace

Minimalizovat

Operace představuje veškerou manipulaci se stavy dokladů. Operace umožňují kontrolovat přístup k dokladům z hlediska jejich stavu: možnost doklady zobrazovat, modifikovat, účtovat apod.Typy operací určují, zda se mění stavy dokladů při aktualizaci karty podle obratů daného typu operace.

 Změna stavových hodnot záznamu se provádí stavovými operacemi.
Operace definuje podmínky změny hodnoty stavu:

  • seznam povolených hodnot stavu před provedením
  • výslednou hodnotu stavu
  • ověřuje oprávnění přístupu pro aktuálního uživatele

Operace je identifikována typem operace.

Některé typy operací umožňují ruční změnu stavu. Změnu lze provést na detailu dokladu.

Kód slouží k identifikaci operace pro potřeby aplikace. Ke každému kódu operace může být definován libovolný počet záznamů operací lišících se kódem oprávnění a seznamem stavů před operací.

Příklady kódů operací:

Typ - zpracování
•    Inicializace stavu
•    Zrušení
•    Uživatelsky definovaná změna stavu

Typ - přístup
•    Inicializace stavu
•    Zpřístupnění   
•    Znepřístupnění
•    Zobrazení
•    Editace

Typ - účtování
•    Inicializace stavu
•    Zaúčtování
•    Odúčtování
•    Uzavření

Typ - saldokonto   
•    Inicializace stavu
•    Částečná úhrada
•    Vyrovnání
•    Přeplacení
•    Zrušení úhrady


Oprávnění

Minimalizovat

Administrátor nastavuje přístup k jednotlivým prvkům informačního systému (volby hlavní nabídky, přístup k agendě, přístup k dokladům, přístup k polím na dokladu, operace s dokladem atd.) pomocí oprávnění, která jsou udělena jednotlivým uživatelům nebo skupinám uživatelů. Na základě těchto oprávnění může administrátor dovolit nebo odepřít čtení nebo zápis k jednotlivým prvkům.

Pohyb

Minimalizovat
Pohyb je příznak sloužící k odlišení položky dokladu. Používá se k automatickému účtování položek (předkontace), případně k jiným účelům (Pohyby se používají i u neúčetních agend).

Pohyby jsou sdíleny přes typ agendy. Navíc jsou přidělovány skladům a typům dokladů. To znamená, že dva subjekty mohou používat stejné pohyby u daného typu agendy nebo naopak: každý subjekt může mít svojí sadu pohybů, přidělených k vlastním skladům.

Položka

Minimalizovat

Záznam položka slouží k zápisu jednotlivých položek dokladu (jedná se např. o zboží, služby, položky bankovního výpisu a další).


Případ

Minimalizovat

Případ umožňuje sdružit doklady z jednotlivých agend a sledovat tak historii a průběh konkrétní situace. Agenda Případy umožňuje evidovat a spravovat jednotlivé případy.

Provázání dokladu s případem se provádí pomocí vazeb. Vazba se vytváří mezi případem a položkou konktrétního dokladu. Jeden doklad tak může být provázan na více případů.

Provázané doklady k případu je možné sledovat a spravovat na detailu konkrétního případu.

Na detailu dokladu je možné spravovat vazby na případy.

Publikace

Minimalizovat
Publikací se rozumí uvedení informace či zprávy v dokumetech uložených v úložišti dokumentů. Agenda Publikace řeší správu dokladů odkazujících na dokumenty. Zároveň zajišťuje řízení způsobu publikování dokumentů. Dokumenty jsou soubory formátů Word, Excel, PDF a další, uložené v úložišti dokumentů.
Dokumenty se vytváří různými způsoby.
 
Proces Publikace dokladů zahrnuje:
·         Vytvoření dokumentu konkrétního formátu (např.: PDF) vybraného dokladu.
·         Uložení vytvořeného dokumentu do úložiště dokumentu.
·         Vytvoření dokladu typu Publikace s položkou typu Dokument.
·         Vytvoření vazby položky s uloženým dokumentem.
·         Vytvoření vazby mezi vytvořeným dokladem typu Publikace a dokladem, ze kterého byl vytvořen dokument.
 
Vytvoření dokumentu mimo ISM a následné propojení s dokladem v ISM.
 
Příjem dokumentů z třetích stran a následné propojení s dokladem v ISM.
 
Publikační proces umožňuje vytvoření nové publikace nebo připojení k publikaci již existující.
 
Agenda Publikace vytváří a eviduje doklady typu Publikace. Doklady typu mají položky typu Dokument, které jsou provázány s konkrétním dokumentem v úložišti dokumentů. Doklady typu Publikace mohou být provázány s doklady jiných agend.

S pojmem Publikace souvisí pojem Distribuce.  Doklad typu Publikace umožňuje distribuovat dokumenty, které jsou s ním provázány.

Distribuce dokumentů se provádí různými způsoby:

·     Tisk: odeslání dokumentu na vybranou tiskárnu

·     Odeslání mailem: vytvoření mailové zprávy a připojení dokumentu jako přílohu.

Sklad

Minimalizovat

Sklad představuje soupis dostupných položek z reálného skladu. Na Skladě lze evidovat prostřednictvím skladových karet různé produkty a dále prostřednictvím skladových dokladů (příjemky a výdejky) tyto produkty přijímat a vydávat a tím ovlivňovat zůstatek zásob příslušného skladu.

Stav

Minimalizovat

Aplikace umožňuje sledovat stav vybraných záznamů (doklady, karty apod.). Stav je určen n-ticí stavových hodnot různých typů. Stavové hodnoty jsou rozděleny do těchto typů:

  • zpracování
  • přístup
  • účtování
  • saldokonto

Subjekt

Minimalizovat

Subjekt přestavuje určitou firmu, která je zastoupena v informačním systému.


Sumy

Minimalizovat

Sumy jsou podřízené záznamy hlaviček a položek dokladů.

Sumy zobrazí celkový souhrn nadefinovaný z karet Cenového systému.

Sumy jsou ovlivněny aktuálním množstvím a měnou.

Uživatel

Minimalizovat

Uživatel je člověk, který používá informační systém. V informačním systému je identifikován a má svůj účet s určitým nastavením zobrazení a přístupem, který je definován správcem systému. Správce systému je oprávněn vkládat nové uživatele.

Uživatelé jsou zařazeni do jedné nebo více uživatelských skupin. Podle nastavení jednotlivých skupin, do kterých je uživatel zařazen, je definováno jeho výsledné oprávnění a konfigurace.