Základní pojmy

Agenda je definovaná kombinací Typu agendy a Subjektu. V informačním systému se agenda otevírá v novém okně. Identifikace agendy je na úvodní stránce, záhlaví okna a uzavíratelném bloku hlavní nabídky (např. Vydané faktury, Adresář...).

Subjekt je zobrazen v pravém uzavíratelném bloku (např. HobbyCentrum). Pravý uzavíratelný blok s nabídkou subjektů se zobrazuje pouze pokud informační systém a konkrétní typ agendy pracuje v multisubjektním režimu.

Agenda umožňuje evidovat doklady, zobrazovat jejich seznamy a spravovat nastavení konkrétního typu agendy (např. Číselné řady).

Typy agend jsou rozděleny na:

Základní agenda - mezi základní agendy patří Adresář, Položková základna, Cenový systém, Případy a Publikace. Tyto typy agend jsou nezbytné pro funkci informačního systému.

Obecná agenda - definuje ostatní typy agend v informačním systému (např. Banka, Pokladna, Vydané faktury...). Nabídka typu agend u klienta je dána implementací informačního systému.

Číslování dokladů je definováno v číselných řadách.

Číselník je uspořádaný seznam hodnot obvykle ve formě tabulky nebo nabídky možností. V informačním systému existují dva základní typy číselníků:

1. systémové číselníky: např. typ dokladu (faktura, dobropis...), typ adres (dodací, fakturační...) apod. Systémové číselníky ovlivňují funkčnost a vzhled celého systému. Systémové číselníky jsou vázány na funkci aplikace a nelze je uživatelsky měnit.

2. uživatelské číselníky: např. národnost (česká, německá...), rodinný stav (svobodný/á, rozvedený/á...) apod. Uživatelské číselníky jsou pouze informativní, pro zobrazování. Neovlivňují funkci aplikace.

Doklad je organizovaná jednotka dat - ucelená, uzavřená a prezentuje (obchodní transakci; účetní případ - platební, skladový, pokladní, bankovní, daňový, operativní, mzdový...)
- skládá se z hlavičky a položek
       - hlavička - obsahuje údaje dokladu
       - položky - prezentují obsah dokladu z hlediska ceny, množství. Určují způsob zaúčtování.

Doklad je hlavním záznamem v agendě.

Doklady jsou prvotním zdrojem veškerých informací pro účetní a operativní evidence.

Při vytváření nového dokladu se otevře nový detail podle typu agendy a typu dokladu, který se zrovna zakládá.

Hlavička slouží k identifikaci dokladu např. faktury, bankovního výpisu atd. Na konkrétní hlavičku jsou vázané její jednotlivé položky. Hlavička obsahuje hlavičkové údaje např. číslo dokladu, typ dokladu (faktura, bankovní výpis...), datumy a další informace, které se liší v závislosti na typu daného dokladu. Pokud se změní údaje na hlavičce nebo jejích položkách, projeví se tato změna i na podřízených údajích hlavičky jako jsou sumy, obraty a karty vytvořené dokladem nebo jeho položkami. 

Karty jsou jednotlivé záznamy v základních agendách Adresář, Položková základna a Cenový systém. Každá karta poskytuje informace o konkrétním záznamu. Karta obsahuje položky.

Typy položek se liší podle typu karty (např. karta je záznam v agendě Adresář, kde jsou zobrazeny jednotlivé položky např. adresa, kontakt, identifikační číslo atd.)

Karty Cenového systému definují cenu pro konkrétní kartu Položkové základny ve vztahu ke kartě Adresáře.

Do karet zůstatků jsou vždy započítávány pouze přírůstky a úbytky vystavených dokladů. 

Aktuální stav na kartě zůstatku je zobrazen na záložce Vazby  na detailu dokladu.

Obrat je vázán na jednotlivou kartu zůstatku. Na kartě jsou k dispozici informace o obratech a pohybech určitého produktu (měny). Obrat vytváří kartu zůstatku nebo z ní čerpá.

Operace představuje veškerou manipulaci se stavy dokladů. Operace umožňují kontrolovat přístup k dokladům z hlediska jejich stavu: možnost doklady zobrazovat, modifikovat, účtovat apod.Typy operací určují, zda se mění stavy dokladů při aktualizaci karty podle obratů daného typu operace.

 Změna stavových hodnot záznamu se provádí stavovými operacemi.
Operace definuje podmínky změny hodnoty stavu:

• seznam povolených hodnot stavu před provedením
  
• výslednou hodnotu stavu
• ověřuje oprávnění přístupu pro aktuálního uživatele

Operace je identifikována typem operace.

Některé typy operací umožňují ruční změnu stavu. Změnu lze provést na detailu dokladu.

Kód slouží k identifikaci operace pro potřeby aplikace. Ke každému kódu operace může být definován libovolný počet záznamů operací lišících se kódem oprávnění a seznamem stavů před operací.

Příklady kódů operací:

Typ - zpracování
•    Inicializace stavu
•    Zrušení
•    Uživatelsky definovaná změna stavu

Typ - přístup
•    Inicializace stavu
•    Zpřístupnění   
•    Znepřístupnění
•    Zobrazení
•    Editace

Typ - účtování
•    Inicializace stavu
•    Zaúčtování
•    Odúčtování
•    Uzavření

Typ - saldokonto   
•    Inicializace stavu
•    Částečná úhrada
•    Vyrovnání
•    Přeplacení
•    Zrušení úhrady

Administrátor nastavuje přístup k jednotlivým prvkům informačního systému (volby hlavní nabídky, přístup k agendě, přístup k dokladům, přístup k polím na dokladu, operace s dokladem atd.) pomocí oprávnění, která jsou udělena jednotlivým uživatelům nebo skupinám uživatelů. Na základě těchto oprávnění může administrátor dovolit nebo odepřít čtení nebo zápis k jednotlivým prvkům.

Záznam položka slouží k zápisu jednotlivých položek dokladu (jedná se např. o zboží, služby, položky bankovního výpisu a další).

Případ umožňuje sdružit doklady z jednotlivých agend a sledovat tak historii a průběh konkrétní situace. Agenda Případy umožňuje evidovat a spravovat jednotlivé případy.

Provázání dokladu s případem se provádí pomocí vazeb. Vazba se vytváří mezi případem a položkou konktrétního dokladu. Jeden doklad tak může být provázan na více případů.

Provázané doklady k případu je možné sledovat a spravovat na detailu konkrétního případu.

Na detailu dokladu je možné spravovat vazby na případy.

·     Tisk: odeslání dokumentu na vybranou tiskárnu

·     Odeslání mailem: vytvoření mailové zprávy a připojení dokumentu jako přílohu.

Sklad představuje soupis dostupných položek z reálného skladu. Na Skladě lze evidovat prostřednictvím skladových karet různé produkty a dále prostřednictvím skladových dokladů (příjemky a výdejky) tyto produkty přijímat a vydávat a tím ovlivňovat zůstatek zásob příslušného skladu.

Aplikace umožňuje sledovat stav vybraných záznamů (doklady, karty apod.). Stav je určen n-ticí stavových hodnot různých typů. Stavové hodnoty jsou rozděleny do těchto typů:

• zpracování
• přístup
• účtování
• saldokonto

Subjekt přestavuje určitou firmu, která je zastoupena v informačním systému.

Sumy jsou podřízené záznamy hlaviček a položek dokladů.

Sumy zobrazí celkový souhrn nadefinovaný z karet Cenového systému.

Sumy jsou ovlivněny aktuálním množstvím a měnou.

Uživatel je člověk, který používá informační systém. V informačním systému je identifikován a má svůj účet s určitým nastavením zobrazení a přístupem, který je definován správcem systému. Správce systému je oprávněn vkládat nové uživatele.

Uživatelé jsou zařazeni do jedné nebo více uživatelských skupin. Podle nastavení jednotlivých skupin, do kterých je uživatel zařazen, je definováno jeho výsledné oprávnění a konfigurace.